Hur man lägger till gäster i Asana

Teamhanteringsappar är bra för att hålla alla i teamet på samma sida när det gäller organisation. Med Asana kan chefer effektivt fördela uppgifter och lägga till gästmedlemmar till supportteam för att ge ytterligare arbetskraft för sina viktiga projekt.

Oavsett om du leder ett team eller om du bara är en medlem, kommer vi att berätta allt om att bemästra projektledning och hur du lägger till gäster till din organisation eller ditt team i Asana. Läs vidare för att ta reda på mer.

Hur man lägger till gäster i Asana

Asana tillåter företag att lägga till nya medlemmar, även om de inte har en e-postdomän. Den här funktionen är praktisk för att lägga till nya medarbetare till specifika uppgifter eller lägga till kunder för att följa dina framsteg. Gäststatusen tillåter vem som helst utan e-post med en organisationsdomän att bli en organisationsgäst.

Administratörer av organisationer i Asana är de personer som är behöriga att bjuda in och lägga till gäster. De kan bestämma vem som kan lägga till nya medlemmar genom att välja om bara administratörer, organisationsmedlemmar eller alla kan bjuda in nya personer till teamet.

Så här bjuder du in gäster från administratörskonsolen:

  1. Öppna Asana och klicka på knappen "Medlemmar" i det övre högra hörnet.

  2. Tryck på knappen "Bjud in medlemmar".

  3. Skriv in e-postadressen till den person du vill bjuda in.

  4. Från rullgardinsmenyn väljer du det projekt du vill tilldela dem till.

  5. Bekräfta genom att klicka på "Skicka".

Här är stegen för att bjuda in någon att gå med i ett projekt:

  1. Öppna Asana och projektet dit du vill bjuda in nya gäster.

  2. Klicka på "Medlemmar"-ikonen så öppnas ett "Dela projekt"-fönster.

  3. Du kan bjuda in nya teammedlemmar eller gäster genom att skriva in deras namn eller e-postadress.

Så här bjuder du in personer till din organisation

Det enklaste sättet att bjuda in nya medlemmar eller gäster till dina projekt är att skicka dem en delbar inbjudningslänk. Asana-användare kan dela dessa länkar på många kanaler som Slack, Microsoft Teams, e-post eller till och med via textmeddelande. Delbara länkar är bra för att bjuda in nya medlemmar, och e-post är bäst för gäster.

Om du vill bjuda in någon till ett projekt, här är vad du behöver göra:

  1. Öppna Asana.

  2. I det vänstra sidofältet hittar du projektet du vill dela.

  3. Klicka på knappen "Dela" i det övre högra hörnet.

  4. Välj om du vill bjuda in någon via e-post eller en delbar länk.

  5. Kopiera länken för att dela projektet.

Om du vill bjuda in någon till teamet kan du göra det så här:

  1. Öppna Asana.

  2. Klicka på ditt lags namn.

  3. Tryck på knappen "Bjud in".

  4. I popup-fönstret bestämmer du om du vill bjuda in medlemmar med e-post eller en länk.

Ytterligare vanliga frågor

Kan du hålla projekt och uppgifter privata i Asana?

Ja, du har full kontroll över alla dina projekt i Asana, och du kan bestämma deras status. Behörighetskontroller låter dig hålla ett öga på varje del av information och dess synlighet för organisationsmedlemmar. Varje individ kan bestämma om de vill dela något endast med sitt team och samarbetspartners eller med alla andra i organisationen.

Om uppgifter är en del av ett privat projekt är deras synlighet begränsad till att endast samarbetspartners arbetar direkt med projektet och dess uppgifter. Alla medarbetare kan se sin uppgift eller deluppgifter, men de kan inte komma åt andras uppgifter, även om de är i samma organisation.

Ibland, när du vill att specifik information ska stanna bland ett fåtal teammedlemmar, kan du markera dessa projekt som privata eller till och med endast för kommentarer. När du har ställt in dina uppgifter på att vara offentliga blir de tillgängliga för alla från din organisation eller ditt team.

När du bestämmer dig för att ändra ditt projekts integritet är det här vad du behöver göra:

• Klicka på "+" i det övre högra hörnet.

• Där ser du alla medlemmar och gäster i ditt team, och ovanpå ser du "Gör privat".

• När du klickar på "Gör privat" blir ditt projekt endast tillgängligt för teammedlemmar.

Alternativt, om du vill ändra en uppgifts status till privat, här är vad du behöver göra:

• Öppna en uppgift i Asana.

• Klicka på "Gör privat" i det övre högra hörnet.

• På så sätt är uppgiften privat för endast du och andra medarbetare att se.

• Ta bort alla medarbetare längst ned på sidan om du vill ha denna uppgift privat.

Kan du lägga till både medlemmar och gäster till samma projekt?

Du kan faktiskt lägga till både medlemmar och gäster i samma projekt. När de väl är i samma team kommer de att kunna se varandras namn och interagera mer. Om två gäster för närvarande ser varandra som en "privat användare" betyder det att de inte arbetar med samma projekt eller inte är i samma team. När de har tilldelats samma projekt blir deras namn synliga.

Medlemmar får bjuda in gäster till organisationen, men administratörer är de som fattar de slutgiltiga besluten. Naturligtvis kan en medlem bara lägga till gäster i projekt de arbetar med, och administratören kan lägga till dem i alla aktiva projekt, såväl som dolda.

Kan du ha flera uppdragstagare i Asana?

För närvarande är det inte möjligt att ha flera uppdragstagare i Asana. Endast en person kan tilldelas en uppgift eftersom de är ansvarig för att den slutförs.

Ett sätt att dela en uppgift mellan olika personer är att lägga till en eller flera deluppgifter, där du enkelt kan loopa in fler medarbetare. Ett annat sätt är att använda alternativet "Tilldela kopior" och låta fler personer arbeta med samma uppgifts kopior.

Integreras Asana med team?

Asana och Microsoft Teams har tillsammans skapat ett framgångsrikt teamhanteringsverktyg. Genom att använda Asana för Microsoft Teams kan team arbeta tillsammans mer effektivt. Inom denna integration kan du använda Teams för att prata med medarbetare och Asana för att distribuera uppgifter.

Det här är vad integrationen gör att du kan göra:

• Följ Asana-uppgifter, projekt och uppdateringar inom Teams.

• Använd Teams för att söka efter projekt i Asana.

• Skapa anpassade aviseringar som fungerar på båda plattformarna.

• Anpassa alla dina aviseringsinställningar.

• Använd alla Microsoft Office-filer och bifoga dem till Asana-projekt och uppgifter.

• Använd OneDrive för att lagra all viktig data för Asana-uppgifter och -projekt.

Vad kan gäster göra i Asana?

Gäster kan inte ha samma åtkomstnivå som organisationsmedlemmar. Dessutom kommer de bara att kunna se information eller filer som specifikt delas med dem eller inom en grupp de är med i. Gäster kan se uppgifter, projekt och offentliga projekt som har delats med dem men som inte har behörighet att redigera dem.

Betalfunktioner är tillgängliga, men när det gäller att skapa, redigera eller till och med ta bort anpassade fält, kommer det att vara omöjligt om du är gäst i Asana.

Här är vilken åtkomst gäster har:

• Gäster kan inte bli medlemmar i gruppen

• Gäster kan inte bli gruppmedlemmar utan att ändra sin e-postadress

• Gäster kan inte bläddra i andra team eller komma åt olika grupper inom organisationen

Vad innebär det att vara gäst i en organisation?

Gäster är användare som inte har ett officiellt e-postkonto från företaget. De får en inbjudan att hjälpa teamet med ett eller flera projekt till hands. Med en gäststatus kan du kommunicera med kunder, kunder eller någon annan som arbetar med projektet. Men inom organisationen kan du bara se vad andra har delat med dig.

I Asana kan gäster lägga till eller redigera värden i projektet eller uppgiften, men de kan inte ta bort dem eller skapa nya. Dessutom har de tillgång till alla premiumfunktioner du tillåter dem att använda, förutom hantering av anpassade fält.

Kan gästerna se varandra?

Gäster kan bara se varandra om de arbetar tillsammans på minst ett projekt. Annars kommer de att se andra som "Privata användare". På så sätt ser organisationen till att de inte kan se sina namn om de inte arbetar med något tillsammans.

Vad är skillnaden mellan en gäst och medlem med begränsad tillgång?

Gäster och medlemmar med begränsad tillgång (LAM) är båda längst ner på företagsstegen. I huvudsak är LAM:er redan en del av organisationen, medan gäster är tillfälliga teammedlemmar. Naturligtvis, om en gäst visar talang och tillfredsställande resultat, kan de bli en LAM eller till och med en medlem.

Medan gäster inte delar företagets domän och inte räknas in i Asana-planen, har LAM:er en företags-e-postadress och ett antal platser i ett företag. Gäststatus finns bara inom organisationer och LAM som är en del av både organisationer och arbetsytor i Asana.

Håll dig alltid på rätt spår

Att hantera team är inte en lätt uppgift, men verktyg som Asana kan hjälpa dig att hantera arbetsbelastningen och skapa funktionella team som levererar i tid. Utrustad med en specifik verktygslåda som gör det möjligt för administratörer att lägga till medlemmar, gäster och ändra teammedlemmar med några få klick, det är ett oumbärligt verktyg för alla professionella företag.

Förhoppningsvis har vi hjälpt dig att förstå hur Asana fungerar och hur du får ut det mesta av det. Dessutom vet du nu hur du lägger till gäster i ditt team och hanterar alla dina projekts synlighet.

Gillar du att använda Asana? Har du använt det med Microsoft Teams?

Berätta mer om det i kommentarsfältet nedan.