Hur du automatiskt BCC dig själv i Outlook

Att göra en hemlig kopia av dig själv är en mycket användbar sak för att följa upp e-postmeddelanden. Om du föredrar att ha ett e-postmeddelande som du skickat i din inkorg, vanligtvis i syfte att följa upp dem, är det rätt val att lägga till din egen e-postadress som BCC. Folk förbiser dock ofta detta när de skickar ett viktigt mejl, vilket leder till att de glömmer att följa upp. Detta kan lätt leda till problem längre fram.

Hur du automatiskt BCC dig själv i Outlook

Lyckligtvis finns det ett sätt att automatiskt BCC dig själv när du skickar ett e-postmeddelande, vilket är ett säkert sätt att se till att du följer upp varje e-postmeddelande. Det är dock inte helt enkelt att aktivera automatisk själv-BCC. Det innebär att skapa en regel i Outlook.

Hantera regler och varningar

Auto BCC och CC är en stor sak i Outlook. Medan du måste ladda ner ett nytt tillägg för ditt webbläsarbaserade e-postkonto för att uppnå detta, låter Microsoft Outlook dig skapa en regel. Regelfunktionen finns under Hantera regler och varningar menyalternativet i övre mitten av skärmen, i Hem fliken, under Regler ikon.

Hantera regler och varningarregler och varningar

Klick Hantera regler och varningar och du kommer att se ett nytt fönster som ger dig möjlighet att skapa en ny regel. Klick Ny regel i det övre vänstra hörnet av detta fönster. Du kommer att se tre kategorier: Håll dig organiserad, Hålla sig uppdaterad, och Börja från en tom regel. Välj Tillämpa regeln på meddelanden jag skickar under Börja från en tom regel kategori.

Betingelser

I fönstret Regelguide kan du välja vilka e-postmeddelanden som ska skickas till dig som hemlig kopia. Till exempel genom att kontrollera med specifika ord i ämnet alternativ skapar du regeln för automatisk BCC för e-postmeddelanden med vissa ord som du nämner.

Betingelser

Eftersom du är den som skickar e-postmeddelandet kan du använda det här smarta alternativet för att automatiskt sortera dina e-postmeddelanden. Du kan lägga till ordet "Uppföljning" i listan över specifika ord och markera de e-postmeddelanden som behöver följas upp med det ordet.

Det finns också många andra intressanta villkor som du kan ställa in för dina e-postmeddelanden. Om du vill att alla e-postmeddelanden som du skickar ska lagras i din inkorg som BCC, klicka bara Nästautan att markera någon av de listade rutorna.

Undantag

Undantag är i huvudsak motsatsen till Villkor här. Som du säkert har gissat är det här du beskriver situationer där du låt bli vill inkludera dig själv som BCC. Du kan följa samma exempel från ovan och använda förutom om ämnet innehåller specifika ord möjlighet att lägga till ett undantag. I det här exemplet kan du använda kommandot "non-follow-up", men det kan skapa röran och till och med ett fel, eftersom uppföljningsorden redan är en del av dina villkor.

Du kanske har det bättre med förutom om de skickas till personer eller offentlig grupp eller den förutom om de tilldelas någon kategori undantag.

Handlingar

Det är här du "programmerar" de åtgärder som denna regel gäller. Det vill säga, det är här du väljer vad som ska hända med de e-postmeddelanden som du har satt villkor för. Du vill vara säker på att ett e-postmeddelande som du skickar hamnar i din inkorg, men tyvärr finns ingen direkt BCC-kommandoautomatisering här. Detta betyder inte att du inte kan härma en BCC.

Först av allt, välj Cc meddelandet till personer eller offentlig grupp i steget Åtgärder i regelguiden. Klicka nu personer eller offentlig grupp och ange din e-postadress. Så ser du till att det mejl som du skickar som uppfyller de uppställda villkoren hamnar i din inkorg. Om du inte vill att din e-postadress ska visas offentligt i de e-postmeddelanden du skickar, kontrollera Flytta en kopia till det angivna mappalternativet i det första steget, klicka på Angiven mapp länk och välj din inkorg.

syn

BCC i din inkorg

Att anpassa din egen post för att passa dina behov kommer att ge dig en stor fördel i ditt arbete. Det kommer att se till att din inkorg är finsorterad och att god organisation är avgörande i alla typer av arbete. Naturligtvis har Outlooks Rules Wizard fler användningsfall än att bara ställa in en automatisk BCC. Det är dock viktigt att noggrant planera saker och se till att undantagen och villkoren inte överlappar varandra och att de omfattar rätt typer av e-post.

Välgjorda automatiska BCC-regler kan hjälpa dig mycket med att sortera din inkorg. Men om du gör det dåligt kan du översvämma din inkorg och skapa ett ännu större problem än det du tänkt lösa.

Använder du automatisk BCC i Outlook? Hur satte du upp det? Vilka undantag och villkor använder du och vilka andra regler har du skapat?