Att lägga till en signatur i ditt e-postmeddelande ger det en touch av professionalism. Att slänga in en logotyp och din kontaktinformation ger en varumärkesreklam till en annars trist korrespondens. Den ger dem som vill kontakta dig på annat sätt möjligheten att göra det. Att skapa och använda en signatur i Microsoft Outlook är tillräckligt enkelt. Du kan till och med skapa flera personliga signaturer att byta till på ett infall beroende på din målgrupp.
Outlook kommer dock bara att bifoga en signatur till nyligen skickade eller vidarebefordrade e-postmeddelanden. De e-postmeddelanden du har skickat innan du skapade en signatur kommer fortfarande att saknas. För att lägga till en signatur till äldre meddelanden måste du gå in i Outlook-inställningarna och ändra några saker.
Din signatur kan innehålla text, bilder, ditt elektroniska visitkort, en logotyp eller till och med en bild av din handskrivna signatur. Du kan ställa in Outlook så att signaturer automatiskt läggs till i alla utgående meddelanden eller skapa din signatur och lägga till den i meddelanden från fall till fall.
Lägga till en signatur till din Outlook-korrespondens
Stegen för att piffa upp dina e-postmeddelanden med en signatur beror på vilken version av Outlook du använder för närvarande. Det finns en process för de som använder äldre versioner av programvaran (2007 – 2010) och en för de nyare versionerna (2010+) samt Microsoft Office 365-användare.
Låt oss börja med de senaste versionerna.
Outlook-versioner 2010+ inklusive Outlook för 365
Så här skapar du en ny signatur för din Outlook-e-post:
- Klicka för att skapa ett nytt e-postmeddelande.
- Klicka på Signatur och då Signaturer från fliken "Meddelande".
- Beroende på storleken på ditt Outlook-fönster och om du skriver ett nytt e-postmeddelande eller ett svar eller vidarebefordrar, kan fliken "Meddelande" och Signatur knappen kan finnas på två olika platser. Men signaturknappen åtföljs vanligtvis av Bifoga fil och Bifoga objekt i avsnittet "Inkludera" i menyn "Meddelande".
- På fliken "E-postsignatur", precis under rutan "Välj signatur att redigera", väljer du Ny och lägg till ett namn för din nya signatur i dialogrutan "Ny signatur".
- Precis under "Redigera signatur", komponera din signatur i det angivna området.
- Fönstret ger dig möjlighet att ändra teckensnitt, teckensnittsfärger och storlekar, samt textjustering.
- För att lägga till länkar och bilder till din e-postsignatur, ändra teckensnitt och färger och motivera texten kan du göra det genom att använda miniformateringsfältet under "Redigera signatur".
- Du kan till och med skapa en mer robust signatur med punkter, tabeller eller ramar genom att använda Microsoft Word för att formatera din text. Överför sedan den med en enkel kopia ( Ctrl+C ) och klistra in ( Ctrl+V ) på signaturen i rutan "Redigera signatur".
- Du kan också lägga till sociala medier-ikoner och länkar i din signatur som jag kommer att beröra senare.
- När signaturen är som du vill ha den, ställ in följande alternativ under "Välj standardsignatur":
- Välj ett e-postkonto att associera din signatur med genom att använda rullgardinsmenyn "E-postkonto". Du kan ha olika signaturer för varje e-postkonto du använder för Outlook.
- För att få din signatur att läggas till automatiskt i alla framtida meddelanden, klicka på rullgardinsmenyn "Nya meddelanden" och välj en signatur. Om du föredrar att inte ha den inställd som automatisk som standard, välj (ingen) . Detta kommer att göra det så att varje nytt meddelande du skickar inte har någon signatur alls, inklusive de som vidarebefordras och besvaras.
- För att en signatur ska visas i dina meddelanden du svarar på och vidarebefordrar, klicka på rullgardinsmenyn "Svar/vidarebefordrar" och välj en signatur. Detta kommer att lägga till signaturen automatiskt när du svarar eller vidarebefordrar ett e-postmeddelande. För att inte ha denna uppsättning, välj (ingen) istället.
- Nu när det är över, klicka på OK knappen för att gå tillbaka för att spara din signatur och återgå till ditt nya meddelande.
- Det är viktigt att notera att det aktuella meddelandet som du skapade signaturen i inte kommer att ha en signatur på plats. Av någon anledning kommer signaturen bara att visas i meddelandena som följer. Du måste lägga till signaturen manuellt om du ser fram emot att använda en.
Infoga en signatur manuellt
För det nya meddelandet du startade i syfte att skapa en signatur eller de av er som inte vill ha en signaturuppsättning automatiskt, kan du fortfarande infoga en signatur manuellt.
Att göra så:
- Med ditt e-postmeddelande öppet klickar du på fliken "Meddelande" och väljer Signatur .
- Detta öppnar en meny som visar alla sparade signaturer som du har skapat. Välj den signatur du vill använda från alternativen genom att klicka på den. Det kommer nu att visas i ditt nuvarande meddelande.
Lägga till en logotyp eller bild till din signatur
Varumärken kräver i allmänhet logotyper. För att lägga till en bild som en logotyp eller ikon för sociala medier till din signatur:
- Öppna ett nytt e-postmeddelande och klicka på fliken "Meddelande".
- Klicka på Signatur och då Signaturer .
- Välj signaturen du vill lägga till logotypen eller bilden till genom att välja den i rutan "Välj signatur att redigera".
- Klicka på Lägg till bild ikonen, leta reda på bilden du vill lägga till från dina PC-filer och välj sedan Föra in .
- Du kan ändra storlek på din bild eller logotyp genom att högerklicka på bilden och välja Bild från menyalternativen. Klicka på fliken "Storlek" och använd alternativen för att ändra storlek på din bild till dina specifikationer.
- Håll rutan "Lås bildförhållande" markerad för att bibehålla bildproportionerna.
- Klicka på när bilden har ändrats storlek och redo att användas OK .
- Följ upp detta genom att klicka på OK igen för att spara alla ändringar du just har gjort i din signatur.
Microsoft Outlook versioner 2007 – 2010
Så här skapar du en ny signatur med en äldre version av Microsoft Outlook:
- Välj att skapa ett nytt meddelande.
- Klicka över till fliken "Meddelande" och välj Signatur från avsnittet "Inkludera".
- Klicka på Signaturer när den dyker upp.
- Klicka på fliken "E-postsignatur". Ny .
- Skriv in ett namn för din signatur och klicka sedan på OK knapp.
- Skriv in texten du vill inkludera i din signatur i rutan "Redigera signatur".
- Du kan formatera din text genom att markera texten du vill redigera och sedan använda stil- och formateringsknapparna för önskade alternativ.
- Lägg till ytterligare element som bilder, hyperlänkar och e-visitkort, klicka på platsen där du vill att elementet ska visas och:
- e-affärskort - Klicka på Visitkort och klicka sedan på en av kontakterna i listan "Arkerat som". Klicka på OK knapp.
- Hyperlänk - Klicka på Hyperlänk ikon och skriv in (eller klistra in) webbadressen som din länk kommer att koppla texten till. Klicka på OK knapp.
- Bild/Bild – Klicka på bildikonen, leta reda på bilden du vill ladda upp till din signatur, välj den och klicka sedan på OK knapp.
- När du är klar med redigeringarna klickar du på OK för att slutföra skapandet av din signatur.
- E-postmeddelandet du för närvarande har öppet för att skapa signaturen kommer inte automatiskt att läggas till signaturen. Du måste göra det manuellt.
Lägga till signaturen till dina e-postmeddelanden
Signaturer kan läggas till automatiskt eller manuellt till alla utgående meddelanden, svar och vidarebefordran. Endast en signatur kan användas per e-post som skickas ut så om du väljer att ha en uppsättning automatiskt, vore det bäst om signaturen var inriktad på en bredare publik.
Så här infogar du automatiskt en signatur i ditt e-postmeddelande:
- Skapa ett nytt e-postmeddelande.
- Gå över till fliken "Meddelande" och klicka på Signatur som finns i avsnittet Inkludera.
- Klicka på Signaturer när den dyker upp.
- Leta upp "Välj standardsignatur", klicka på rullgardinsmenyn "E-postkontolista", välj ett e-postkonto som du vill koppla en signatur till.
- Välj signaturen du vill inkludera genom att välja en från listan "Nya meddelanden".
- För vidarebefordran och svar, för att lägga till en signatur, välj en signatur från rullgardinsmenyn Svar/vidarebefordran. Klick (ingen) om du föredrar att inte ha en signatur gå ut med ditt svar och vidarebefordra e-postmeddelanden.
- Klick OK för att spara dina signaturinställningar.
Så här lägger du till en signatur manuellt i ditt e-postmeddelande:
- Skapa ett nytt e-postmeddelande.
- Klicka över till fliken "Meddelande".
- Klicka på Signatur , som finns i avsnittet "Inkludera".
- Välj signaturen du vill infoga genom att klicka på den direkt.
Signaturen kommer nu att visas i ditt utgående meddelande. Om du valde fel eller bara vill ta bort signaturen du har lagt till markerar du signaturen i meddelandet och klickar på Radera (eller Backsteg ) på ditt tangentbord.
Använda ett Microsoft Office 365-konto med Outlook.com
För de som använder Outlook på webben med ett Microsoft Office 365-konto måste du skapa en signatur i båda produkterna.
Så här skapar och använder du e-postsignaturer i Outlook på webben:
- Logga in på ditt Outlook.com-konto och öppna ditt inställningar genom att klicka på Kugghjul ikonen högst upp på sidan.
- Klicka på Post , då Skriv och svara .
- Skriv in din signatur i området E-postsignatur.
- Du kan använda formateringsalternativen för att ändra utseendet på din signatur efter eget tycke.
- Du kan bara ha en signatur per konto.
- För att få signaturen att visas automatiskt som standard för alla framtida meddelanden, sätta en bock i rutan "Inkludera automatiskt min signatur på nya meddelanden jag skriver". Detta gör det så att alla framtida e-postmeddelanden har din signatur längst ner.
- Vidarebefordran och svar kommer att behöva en bock i rutan "Inkludera automatiskt min signatur på meddelanden jag vidarebefordrar eller svarar på".
- Genom att inte markera något av dessa alternativ måste du lägga till din signatur manuellt i varje e-postmeddelande du skriver framöver.
- Klicka på när du är klar med redigeringarna Spara .
Så här lägger du till din signatur manuellt:
- Välj Nytt meddelande i din brevlåda.
- Skriv ditt meddelande i sin helhet och klicka på ikonen med tre punkter.
- Härifrån väljer du Infoga signatur .
- När ditt meddelande är redo att gå ut, klicka på Skicka knapp.