Utan tvekan är Gmail den mest populära e-posttjänsten. Det fungerar utmärkt med appar från tredje part för att synkronisera innehåll över olika protokoll. Det ger dig också bra alternativ för att automatisera, hantera och sortera dina e-postmeddelanden.
Detta görs via Smarta etiketter som kan användas som mappar och det finns några standardetiketter som ska automatiskt sortera inkommande meddelanden. Sanningen att säga kan det ta lite tid att ställa in och programmera allt. Du får dock en ren inkorg utan stök och det blir lättare att välja och sortera all e-post i grupp.
Vad är smarta etiketter?
Som standard placerar Smart Labels in inkommande e-postmeddelanden i fem kategorier. Här är vad de är:
Social – Den här etiketten innehåller e-postmeddelanden från dejtingtjänster, sociala medier och andra webbplatser för mediedelning.
- Uppdateringar – Dina digitala kvitton, räkningar, bekräftelser samt bokslut hamnar i etiketten Uppdateringar.
- Primär – Meddelanden som inte hör hemma någon annanstans och personliga e-postmeddelanden går till Primär-etiketten.
- Forum – E-postmeddelanden om meddelanden från onlineforum, grupper och forum live på fliken Forum.
- Kampanjer – De irriterande e-postsprängningarna och marknadsföringskampanjerna skickas till Kampanjer.
Notera: Gmail är väldigt bra på att filtrera in e-postmeddelanden i etiketterna så länge du har dem aktiverade och korrekt konfigurerade. Vissa av de nya e-postmeddelandena kan dock fortfarande hamna på fliken Primär.
Konfigurera smarta etiketter
Google låter dig välja vilka smarta etiketter som ska visas i din inkorg. Till exempel är konfigurationsmenyn där du kan ta bort kampanjer eller sociala medier från din inkorg. Detta är vad du behöver göra.
Steg 1
Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av skärmen för att komma åt menyn Inställningar. Klicka sedan på "Se alla inställningar."
Steg 2
Välj nu "Inkorg" och klicka på rutan framför etiketterna du vill ha i din inkorg. Såvida du inte verkligen behöver e-postmeddelanden om marknadsföring eller sociala medier, håll gärna allt omarkerat. När du är klar klickar du på "Spara ändringar" för att bekräfta och du är klar.
Använda filter för att automatiskt sortera e-postmeddelanden
Filter är till för att automatiskt sortera e-postmeddelanden och placera dem under en korrekt etikett. Som nämnts gör standardfiltren ett ganska bra jobb på egen hand och du kan också ställa in anpassade.
Steg 1
Starta Gmail och klicka på den lilla nedåtpilen i sökfältet (pilen är längst till höger i fältet). Ett digitalt formulär rullar ner och du måste fylla i relevanta sektioner.
Steg 2
Formuläret är ganska omfattande och det inkluderar avsändarens och mottagarens e-post, ämne, storlek, datum, etc. Fältet "Inkluderar orden" är ganska intressant eftersom det låter dig ange målsökorden och skicka spam direkt till digital glömska.
Steg 3
När du har fyllt i fälten klickar du på Skapa filter och ett annat popup-fönster visas, sedan ska du välja "Hoppa över inkorgen (arkivera den)". Genom att göra detta säkerställer du att filtermejlen undviker din inkorg och endast dyker upp under den angivna etiketten. Du bör också välja "Använd även filter på 15 matchande konversationer” som finns längst ned i popup-fönstret.
Steg 4
Det finns en rullgardinsmeny bredvid "Använd etiketten", klicka på den pilen och välj etiketten som matchade de filtrerade e-postmeddelandena.
Experttips: Google begränsar inte dina alternativ till standardetiketterna. Klicka på "Ny etikett" och skapa en anpassad som matchar dina behov.
Steg 5
Slutligen klickar du på "Skapa filter" igen och alla filtrerade e-postmeddelanden hoppar från din inkorg och in i etiketten. Detta gäller även gamla e-postmeddelanden du har fått från en given avsändare. Du kan förhandsgranska de filtrerade e-postmeddelandena om du väljer All Mail eller går till det filtret.
Viktigt övervägande
Filtrerade meddelanden visas i respektive mappar när du använder en e-postklient för att komma åt Gmail via IMAP. Å andra sidan gäller detta inte när du använder POP Gmail. Den här gången dyker de filtrerade meddelandena upp med alla nya meddelanden.
Exportera och importera filter
Du kanske inte vet det, men Google låter dig exportera och importera filter. Detta kan vara en riktig livräddare om du behöver flytta till en ny e-postklient.
För att exportera filtren, öppna Gmail-inställningar, klicka på "Se alla inställningar" och välj fliken "Filter och blockerade adresser". Välj det filter du vill exportera och klicka på "Exportera". Du får en .xml-fil som kan redigeras via en textredigerare. Men det finns ingen anledning att göra några ändringar där eftersom det är lättare att ta bort/ändra filter efter att du har laddat upp dem.
Att importera filter är också ganska enkelt. Gå till botten av sidan och välj "Importera filter" och sedan "Välj fil". Leta upp filtrens .xml-fil, klicka på den och välj "Öppna fil". Gmail avslutar inte automatiskt åtgärden, du måste klicka på "Skapa filter" för att bekräfta.
Snyggt trick: Det snabbaste sättet att automatiskt sortera viktiga e-postmeddelanden är att stjärnmärka dem. Klicka bara på den lilla stjärnan bredvid datum och tid så visas e-postmeddelandena i avsnittet Stjärnmärkt.
Brevbäraren kommer
När allt är sagt och gjort tar det lite tid och ansträngning att ställa in automatisk sortering på Gmail. Men användargränssnittet är intuitivt, enkelt att använda och du behöver bara göra det en gång.
Använder du en e-postklient för att komma åt ditt Gmail-konto? Vilka anpassade etiketter vill du skapa? Berätta gärna mer om dina preferenser i kommentarsfältet nedan.