Oavsett om du funderar på att skapa ett snabbt ekonomiskt kalkylblad eller om du vill arbeta tillsammans med en kollega på ett Excel-liknande dokument, är Google Sheets ett utmärkt, webbaserat och gratis alternativ till Excel, en app som används av miljoner runt om i landet för att ladda data i ett dokument, visa och dela det och använda matematik för att spåra specifikt innehåll med ett kalkylblad.
En av de mest användbara aspekterna av kalkylprogram är hur flexibla de är. Ett kalkylblad kan fungera som en databas, som en beräkningsmotor, som en plattform för statistisk modellering, som en textredigerare, som ett mediebibliotek, som en att-göra-lista och så vidare. Möjligheterna är nästan oändliga. En särskilt vanlig användning av kalkylark, inklusive Google Sheets, är för att spåra tid som timscheman för anställda eller fakturerbara timmar.
Om du använder Google Sheets för att spåra tid på det här sättet, kommer du ofta att behöva beräkna skillnaden mellan två tidsstämplar, det vill säga hur lång tid som gick mellan två tidshändelser. Till exempel, om någon klockade in klockan 9:15 och sedan klockade ut klockan 16:30, var de på klockan i 7 timmar, 15 minuter. Om du behöver använda Kalkylark för något sådant här kommer du snabbt att märka att det inte är byggt för att hantera den här typen av uppgifter.
Ändå, även om Google Sheets inte är utformat specifikt för att hantera funktioner som denna, är det lätt att övertala det att göra det med lite förberedelser. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du automatiskt beräknar skillnaden mellan två tidsstämplar i Google Sheets.
För den här artikeln kommer jag att använda ett tidrapportformat som visar tiden då personen började arbeta, tiden de lämnade och en (beräknad) varaktighet. Du kan se kalkylarket jag använde för det här exemplet nedan:
Beräknar tid i Google Sheets
Att mäta skillnaden mellan två celler som innehåller tidsdata kräver att Sheets förstår att data i cellerna är tidsdata. Annars kommer den att beräkna skillnaden mellan 09:00 och 10:00 som 100 istället för 60 minuter eller en timme.
För att göra detta måste tidskolumnerna formateras som Tid och varaktighetskolumnen måste formateras som Varaktighet. Följ stegen nedan för att konfigurera ditt kalkylark:
- Öppna ditt Google-ark.
- Välj den första (Time In) tidskolumnen och klicka på rullgardinsmenyn "123"-format i menyn och välj sedan Tid som format.
- Upprepa för den andra (Time Out) tidskolumnen.
- Formatera kolumnen Arbetade timmar som Varaktighet på samma sätt.
5. Nu är kolumnerna korrekt formaterade för att beräkna förfluten tid mellan två inspelade tidsstämplar.
I vårt exempel är Time In i kolumn A, som börjar vid A2, och Time Out är i kolumn C, med början på C2. Arbetstiden finns i kolumn E. Med korrekta format kan det inte bli lättare att göra beräkningen. Allt du behöver göra är att använda följande formel: '=(C2-A2)'. Detta ger dig den förflutna tiden mellan de två cellerna och visar den som timmar.
Du kan ta den här beräkningen vidare genom att lägga till datum också. Detta är användbart om du har arbetsskift som varar mer än 24 timmar eller som inkluderar två dagar inom ett enda skift. För att göra detta ställer du in tid-in- och timeout-kolumnerna till datum och tid.
Det är allt som finns. Genom att följa stegen ovan och använda den medföljande formeln är det otroligt enkelt att beräkna tid i Google Sheets.
Vanliga frågor
Det finns mycket du kan göra med Google Kalkylark, här är några av de vanligaste frågorna.
Hur lägger du till pauser när du beräknar tid?
När du beräknar antalet arbetade timmar av anställda är det bra att veta hur du lägger till pauser i din tidrapport. Det finns flera sätt att lägga till en lunchrast i de timmar som anställda arbetar, vi kommer att täcka metoden för raststart och slut.
- Skapa Paus Start Kolumn och lägg till alla raster i cellerna.
Du kan bara lämna kolumnformatet på automatiskt, Google Sheets gör resten.
2. Skapa sedan Paus slut Kolumn och lämna formatet på automatiskt.
3. Beräkna timmarna för kolumnen Arbetade timmar. Så, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Det vill säga (avbrottsstart – starttid) + (tidsavbrott – slut på rasten) = Arbetade timmar för dagen. 
Beräkna det för varje rad, så att din Arbetade timmar Kolumnen ser ut så här.
Så, E3 = (B3-A3) + (D3-C3), etc.
Hur konverterar du minuter till bråk?
När man hanterar tidssteg kan det vara användbart att kunna omvandla dem till bråk istället för minuter, dvs 30 minuter = 1/2. Att konvertera minuter till bråk är enkelt, det finns flera sätt att åstadkomma detta.
- Skapa en ny cell, K2 i det här exemplet, och formatera den till siffra.
2. Ställ in formeln på '= (E2) * 24‘.
Om du följde med borde totalsumman vara 5,50 och kommer att se ut ungefär så här.
Du kan enkelt tillämpa detta på en grupp eller kolumn med celler och konvertera dem på några sekunder.
Hur hittar du den kortaste arbetstiden?
Om du är i behov av att snabbt hitta den minsta arbetstiden, bör detta hjälpa. Funktionen MIN() är en inbyggd funktion som gör att du snabbt kan hitta minimivärdet i en lista med tal.
- Skapa en ny cell och ställ in den på Varaktighet, I2 i det här exemplet, och tilldela den funktionen '=MIN(E2:E12)‘.
Förutsatt att du följde exemplet, den Minst arbetade timmar Kolumnen ska vara 5:15:00.
Du kan enkelt tillämpa funktionen MIN() eller MAX() på en kolumn eller grupp av celler, prova det själv.
Hur beräknar du det totala antalet arbetade timmar?
Om du inte är bekant med programmering eller Excel kan några av de inbyggda funktionerna för Google Sheets verka konstiga. Lyckligtvis tar det inte mycket att beräkna den totala arbetade timmarna. I det här exemplet kommer vi att beräkna det totala antalet arbetade timmar av alla anställda på en dag.
- Skapa en ny cell och tilldela den som Varaktighet, i detta exempel cell G13.
2. I Formel (fx)Bar: ange '=SUMMA(E2:E12)’. Detta ger dig det totala antalet arbetade timmar från cellerna E2 till E12. Detta är standardsyntax för Excel och olika programmeringsspråk.
Summan bör vara 67:20:00 och se ut så här: 
Slutgiltiga tankar
Google Sheets var inte specifikt utformat för att användas som en tidrapport men kan enkelt konfigureras för att göra just det. Denna enkla installation innebär att du kan spåra arbetade timmar snabbt och enkelt. När tidsrymden passerar över 24-timmarsstrecket blir saker lite mer komplicerade, men Sheets kan fortfarande göra det genom att ändra från Time to Date-format.
Förhoppningsvis fann du denna handledning till hjälp. Om du gjorde det, se till att kolla in fler TechJunkie-artiklar för att hitta de tips och tricks du behöver för att få ut det mesta av dina favoritverktyg och applikationer.
(Vill du ta reda på en persons ålder? Kolla vår handledning om hur man räknar ut ålder från ett födelsedatum i Sheets. Du kan också läsa vår artikel om att ta reda på hur många dagar som har gått mellan två datum i Sheets, eller kanske vill du lära dig hur för att visa dagens datum i Kalkylark.)
Har du några andra tidsspårningstips för Google Sheets? Berätta om dem nedan!