Om du åker på semester eller kommer att vara utom räckhåll ett tag, kan en ändring av svarsadressen för ett e-postmeddelande vara ett användbart sätt att hålla kontakten. Processen är enkel när du väl vet hur, men eftersom det är Microsoft är det inte så enkelt som det skulle kunna vara.
Om du till exempel skickar ett e-postmeddelande från jobbet men inte har tillgång till jobbmail men du kommer att kunna komma åt din personliga e-post, kan du skicka ett e-postmeddelande från jobbet och få mottagaren att svara hem till dig. Det är en av många anledningar till att du kan behöva ändra en svarsadress för e-postmeddelanden i Outlook 2016.
Om du behöver ändra "Svara till"-adressen för e-postmeddelanden i Outlook, är den här handledningen för dig.
Ändra svaret på adressen i Outlook 2016
Om du eller din organisation använder Microsoft Exchange-servrar kan användare inte permanent ändra sin svarsadress i Outlook. Du kan ändra svarsadresser för enskilda e-postmeddelanden, men inte ställa in det permanent. Du måste kontakta ditt IT-team om du använder Exchange.
Vanligtvis skulle du ändra svarsadressen för ett enskilt e-postmeddelande eller ett par e-postmeddelanden och det skulle vara det. Men om du permanent vill lägga till eller ändra svarsadressen kan du göra det också, förutom om du använder Exchange som redan nämnts.
Ändra svarsadressen för varje e-postmeddelande
Om du bara behöver ändra adressen för ett eller två mejl kan du göra ändringen i varje enskilt brev.
- Öppna ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
- Välj Alternativ >Direktsvar till i bandet.
- Markera rutan bredvid Få svar skickade till om den inte redan är kontrollerad och träffad Välj Namn.
- Välj en e-postadress från listan eller använd en ; och skriv in e-postadressen i rutan. Om du använder flera e-postadresser, separera med ett ";".
- Se till att alla adresser är listade i rutan bredvid Svara till längst ner i fönstret. Träffa Svara till om de inte lägger till dem.
- Välj OK och Stänga för att gå tillbaka till mejlet.
- De Direktsvar till rutan ska förbli grå om den är korrekt inställd.
- Fyll i och skicka e-postmeddelandet som vanligt.
Du kan använda den här metoden så många gånger du vill och lägga till så många svar på adresser du vill. Normala användbarhetsregler gäller dock, försök att inte inkludera alla personer du känner och skapa oändliga e-postkedjor. Ingen gillar dem.
Ändra svaret på adressen permanent i Outlook 2016
Om du permanent vill få alla e-postsvar levererade till en annan inkorg kan du göra det också. Fördelen är att när du väl har ställts in behöver du inte ange adresser varje gång du skickar ett e-postmeddelande. Nackdelen är att du bara kan inkludera en enda e-postadress istället för flera adresser.
För att permanent ändra svarsadressen måste du fördjupa dig i Outlook-kontoinställningarna.
- Öppna Outlook och välj Fil.
- Välj Kontoinställningar och Kontoinställningar.
- Välj E-post fliken och e-postadressen du vill ändra.
- Välj Förändra från alternativen och Fler inställningar knappen till höger.
- Lägg till e-postadressen i rutan bredvid Svara E-post och välj OK.
- Välj Nästa och stäng Testa fönster.
- Välj Avsluta och stäng skärmen E-postkonto.
Nu när du skickar e-postmeddelanden kommer alla svar att skickas permanent till adressen du angav i steg 5.
Ställ in ett frånvarosvar i Outlook 2016
Om du hellre vill åka på semester utan att oroa dig för e-post eller arbete, kan det bara vara lättare att ställa in ett frånvarosvar. Det här är ett standardsvar till alla som mailar dig och berättar att du inte är där och kommer tillbaka vid ett visst datum. På jobbet eller i skolan är detta en artighet som bör användas när du inte är i närheten för att svara på e-postmeddelanden.
- Öppna Outlook och välj Fil.
- Välj Automatiska svar undertill Kontoinställningar.
- Välj nu Skicka automatiska svar , ställ in start-/slutdatum och tid, skapa ett e-postmeddelande eller använd en organisationsmall och välj sedan OK.
Nu behöver du bara komma ihåg att stänga av den när du är tillbaka. Det kan vara användbart att skapa en kalenderpost som påminner dig om att göra det när du kommer tillbaka. Om du är något som jag kommer du att glömma och det kommer att vara en kollega som påminner dig, eller ännu värre, din chef skriker åt dig att stänga av det!
Använder Outlook
Det är ganska enkelt att ändra din svarsadress i Outlook. Oavsett om du ska ut ur staden eller om du bara vill ställa in ett generiskt e-postsvar, vet du nu hur du justerar dessa inställningar.
Lyckades du ändra din svarsadress? Dela dina erfarenheter nedan.