Google Sheets är användbara för att lagra och uppdatera värdefull information. Men vad händer om du gillar den tidigare versionen av programmet mer? Kan du se redigeringshistoriken?
Lyckligtvis finns det en funktion aktiverad som standard som låter dig se alla ändringar och återställa dokumentet till den version du gillade bättre. Dessutom kan du se de specifika cellförändringar som gjorts av olika medarbetare. Fortsätt läsa för att ta reda på hur det går till.
Kontrollera redigeringshistoriken för en cell
Om många medarbetare använder Google Kalkylark innebär det att ny information läggs till regelbundet. Alla medarbetare bör vara bekanta med redigeringarna och medvetna om alla uppdateringar.
Lyckligtvis finns det ett sätt att se redigeringshistoriken för celler i Google Sheets. Så här gör du:
- Högerklicka på cellen du behöver.
- Från rullgardinsmenyn klickar du på "Visa redigeringshistorik".
- En dialogruta visar alla redigeringar.
Överst i dialogrutan ser du piltangenter som du kan klicka på för att flytta mellan redigeringar. Du kommer att kunna se namnet på den medarbetare som gjorde ändringarna, tidsstämpeln för redigeringen och det tidigare värdet för redigeringen.
Observera att tillagda eller borttagna rader och kolumner, eller eventuella ändringar av cellens format, inte kommer att synas i redigeringshistoriken.
Kontrollera redigeringshistoriken med hjälp av menyn
Att kontrollera redigeringshistoriken med hjälp av menyn är ganska enkelt. Här är vad du behöver göra:
- Först måste du ha filen öppnad.
- Välj "Arkiv" i det övre vänstra hörnet av dokumentet.
- Välj "Versionshistorik" från rullgardinsmenyn.
Klicka på "Se versionshistorik".
- När du har gjort det ser du fältet öppet på höger sida av dokumentet.
Baren låter dig se alla ändringar som gjorts i dokumentet.
För användarnas bekvämlighet grupperas ändringar i tidsperioder. Därför kan du navigera till det datum du vill kontrollera. Genom att klicka för att expandera ser du alla redigeringar gjorda på det specifika datumet. Om du klickar på den redigerade versionen visas den i ditt Google-ark. I sin tur kan du se hur det arket ser ut med just den redigeringen.
Notera: Genom att markera "Visa ändringar" längst ned i fältet markeras celler där ändringar gjordes i den tidigare versionen. Det är användbart att ha det här alternativet eftersom det låter dig alltid hålla reda på nya redigeringar.
Kontrollera redigeringshistoriken med tangentbordet
Alternativt kan vi kontrollera historikredigeringarna med tangentbordet. Kombinationen av kontroller är annorlunda för Windows- och Mac-användare. Om du använder Windows håller du ned Ctrl + Alt + Shift + H samtidigt. Mac-användare bör hålla nere Cmd + Alt + Shift + H.
Kontrollera redigeringshistoriken genom att namnge versionerna
När du skapar ett ark kommer det som standard att heta efter tidsstämpeln. När du arbetar med många andra människor kan det vara jobbigt att gå igenom datumen för att hitta det du behöver. Google Sheet har lagt till en funktion som låter dig namnge varje version och enklare kontrollera dina eller dina kollegors redigeringar.
Du kan namnge den aktuella versionen genom att navigera till "Arkiv" och välja "Versionshistorik". Här ser du alternativet "Namnge aktuell version". Genom att välja det relevanta namnet på dokumentet slipper du att du själv och dina kollegor behöver gå igenom bladversioner namngivna efter datum och välja rätt.
Med Google Spreadsheet kan du lägga till upp till 15 namngivna versioner.
Kontrollera redigeringshistoriken genom att tillåta aviseringar
När ändringar görs i arket kan den inbyggda funktionen "Meddelanderegler" skicka ett e-postmeddelande direkt för att informera dig om detta. Du kan bestämma om du vill få e-postmeddelanden varje gång någon redigerar något, eller kanske i slutet av dagen när du kan se alla ändringar.
Följ dessa steg:
- Öppna arket och navigera till "Verktyg".
- Rulla ned och välj "Meddelanderegler".
- Klicka sedan på "Eventuella ändringar görs" och välj när du vill få ett e-postmeddelande.
- Klicka slutligen på "Spara".
Varsågod. På så sätt kommer du alltid att bli informerad om ändringarna, utan att behöva öppna arket och kontrollera själv.
Kontrollera redigeringshistoriken genom att aktivera villkorlig formatering
När ny information läggs till kan det vara användbart att se den i annan färg eller storlek. Google Sheet har funktionen "Villkorlig formatering" som ger dig en visuell representation av den tillagda informationen. Följ dessa steg för att tillämpa villkorlig formatering:
- Välj de celler där du vill använda "Villkorlig formatering".
- Klicka på "Formatera" och navigera till "Villkorlig formatering".
- En rullgardinsmeny öppnas med olika alternativ. Leta efter "Formatera regler" och under "Formatera celler om..." välj "Är inte tom".
- Välj den färg du vill ha för dina celler under "Formateringsstil".
- Klicka på "Klar".
Hitta en lösning som fungerar för dig
Det finns olika sätt att spåra redigeringar som görs i Google-kalkylarket som olika medarbetare använder. Nu borde du inte ha några problem att göra det. Att hänga med i alla förändringar kan vara svårt, så se till att hitta en lösning som fungerar för dig.
Hur håller du reda på alla ändringar som gjorts i Google Kalkylark? Tycker du att dessa tips är användbara? Dela dina erfarenheter med samhället i kommentarsfältet nedan.