För många är att skapa en klon eller kopia av e-postutkast en nödvändig del av deras jobb. Tack och lov är detta möjligt med e-postmallar, en funktion som redan är inbyggd i Gmail.
Oavsett om du försöker skapa ett generiskt e-postmeddelande för automatiska svar på förfrågningar och betalningar eller bara letar efter en genväg i din e-postsvarstid, så har Gmail det du letar efter. I den här artikeln hjälper vi dig att skapa dina egna e-postmallar på de flesta större enheter.
E-postmallar
E-postmallar är en räddning för alla småföretagare eller de som finner sig själva säga samma saker i samma typ av e-postmeddelanden. Jag har använt dem ända sedan jag startade egna företag och de har sparat mig många hundra timmar genom åren.
E-postmallar kan också få dig att se mer professionell ut. Du kan svara snabbare och ett enkelt "Tack för ditt mejl, en i vårt team kommer att kontakta dig direkt inom 24 timmar" kan få en kund att känna sig uppskattad. Med tanke på hur lätt det är att göra, rekommenderar jag starkt att du använder dem.
Skapa e-postmallar i Gmail på en PC
Gmail anropar mallar för standardsvar och du måste aktivera funktionen innan du kan använda dem. När du är klar kan du skapa så många e-postmallar du vill.
- Öppna Gmail och logga in.
- Välj nu ikonen Inställningar kugg-meny uppe till höger på skärmen.
- Klicka sedan på Se alla inställningar.
- Klicka nu på Avancerad.
- Välj sedan, om det inte redan är det Gör det möjligt för Mallar och klicka Spara ändringar.
- När Gmail har laddats om, klicka på Komponera.
- Skriv in den text du vill ha till din mall och klicka sedan på Mer (de tre vertikala prickarna).
- Klicka sedan på Mallar > Spara utkast som mall > Spara som ny mall.
- Till sist, namnge din mall och välj Spara.
Skapa e-postmallar i Gmail på Android
I likhet med datorn kan du skapa en mall på din Android-enhet.
- Öppna Gmail-appen och klicka på Komponera knapp (+).
- Skriv nu in din e-post och klicka på Mer knappen (de tre vertikala prickarna).
- Välj Spara utkast från rullgardinsmenyn.
Skapa e-postmallar i Gmail på en iPhone
Du måste antingen installera en app som e-postmallar för att fungera med Gmail eller använda den inbyggda Notes-appen för att skapa e-postmallar.
- Öppna Gmail-appen, scrolla ned och klicka på Komponera knappen (pappers- och pennikonen).
- Om du installerade e-postmallar, klicka sedan på ellipsen (tre horisontella punkter) och välj Infoga från Mallar av cloudHQ.
Alternativt kan du skapa mallen med din Notes-app.
- Från den skapade e-postmallen klickar du på ikonen i det övre högra hörnet på skärmen och väljer Gmail-appen.
- Anteckningen ska nu laddas in i e-postmeddelandets brödtext.
Använda din e-postmall
Nu när du har skapat din e-postmall är det dags att använda den. När du får din första möjlighet att använda mallen gör du så här:
- Öppna Gmail och klicka på Komponera.
- Klicka nu på Mer.
- Gå sedan till Mallar > Infoga mall och välj din e-postmall.
- Redigera sedan efter behov och klicka Skicka.
Du kan också göra samma sak genom att använda Svara.
Använda din e-postmall för automatiska svar
Ta e-postmallen ett steg längre, vad sägs om att ställa in ett standardsvar som ett autosvar på ett inkommande e-postmeddelande. Du måste hålla ditt standardsvar generiskt men det är ett utmärkt sätt att bekräfta beställningar eller frågor och bygga upp en bra relation med din kund.
- Klicka på ikonen i sökfältet högst upp på skärmen.
- Ange nu dina kriterier för sökningen och välj Skapa filter.
- Klicka sedan på kryssrutan för Skicka mall, välj mallen du vill skicka och klicka sedan på Skapa filter om igen.
Nu när filterkriterierna är uppfyllda kommer Gmail att skicka ditt standardsvar automatiskt. Detta är idealiskt för bekräftelser eller uppdateringar och kan ställas in för att utlösas på flera sätt. Det är omöjligt för mig att lista dem alla här men du kommer att känna igen ett mönster i dina e-postmeddelanden som du kan använda. Till exempel, alla e-postmeddelanden skickas till din "[email protected]"-e-postadress eller alla e-postmeddelanden som innehåller ordet "Order". Du förstår idén.