Ända sedan slutet av Microsoft Visio har flödesscheman och diagram fått klappas ihop med Word, Excel, PowerPoint eller något helt annat. Eftersom de flesta arbetsplatser använder Microsoft Office är det enklast att använda detta. Det är vad den här handledningen handlar om, att skapa ett professionellt flödesschema i Word. Det är inte så svårt som man kan tro.

Jag använder Word 2016 men samma process kommer att fungera för Word 2010 eller Office 365-versionen. Menyerna kan ha lite olika namn och positioner men resten borde vara bra.

Ett flödesschema är en illustration av en sekvens av händelser som ger ett förutspått resultat. De används ofta i företag för att illustrera alla möjliga saker från steg för att slutföra en uppgift till att definiera hur ett samtal behandlas inom ett callcenter. De används också allt mer som infografik för webbpublicering och marknadsföring. Det är här jag använder de flesta av de jag producerar.

Om du arbetar på en plats som gillar dess flödesscheman är det en användbar färdighet att bemästra dem. Förhoppningsvis kommer den här handledningen att räcka långt för att uppnå det.

Skapa flödesscheman i Word

Du kan skapa flödesscheman på ett par sätt. Du kan rita rutor och lägga till pilar manuellt, du kan använda SmartArt eller så kan du lägga till anpassade bilder. De fungerar alla och de skapar alla trovärdiga flödesscheman.

Eftersom SmartArt producerar de snyggaste diagrammen kommer jag att använda det.

Så här skapar du ett flödesschema i Word:

1. Öppna ett nytt tomt Word-dokument.

   

2. Välj fliken Infoga och SmartArt.

   

3. Välj Process från sidomenyn och välj sedan en diagramtyp i mitten. Din valda diagramtyp bör nu vara inbäddad på din sida.

   

4. Välj [Text] och skriv in en beskrivning för varje steg i ditt diagram. Du kan också välja diagrammet och använda popup-rutan som visas för att ändra texten.

   

Nu har du ett grundläggande flödesschema som du kan börja anpassa efter dina behov. Du kan välja former i rutan Format i Word-bandet för att ändra utseendet. Du kan också välja Ändra färger för att göra just det.

Lägg till steg i ditt flödesschema

Standarddiagrammet som visas har bara ett fåtal rutor vilket bara räcker för det enklaste flödesschemat. Du kommer förmodligen att behöva lägga till fler.

1. Välj diagrammet i Word på en plats där du vill lägga till ett steg.

   

2. Markera steget och välj Lägg till form längst upp till höger på menyfliksområdet. Steget ska läggas till direkt efter det valda steget.

   

3. Använd Flytta upp eller Flytta ned från menyn för att flytta formen där du behöver den för att sitta i ditt flödesschema.

   

Du kan använda den här processen för att lägga till så många steg som du vill i ditt diagram. Välj bara det föregående steget för att säkerställa att det läggs till i den position du behöver. Använd annars metoden ovan eller välj Ångra eller Ctrl + Z för att gå tillbaka och välja rätt steg.

Lägg till effekter och blomstrar i ditt flödesschema

Om du försöker skapa ett attraktivt flödesschema kan du anpassa standardalternativen för att bättre passa dina behov.

1. Högerklicka på en ruta i ditt flödesschema och välj Formatera form.

   

2. Välj en fyllningstyp, linjetjocklek eller ändra fliken för former, 3D-effekter, position och andra alternativ.

   

3. Välj Textalternativ för att ändra formatet på texten i rutan.

   

Det finns dussintals konfigurationer du kan ändra i den menyn så jag kommer inte att gå igenom dem alla här. Det räcker med att säga att du hittar hela utbudet av färger, nyanser och allt annat du troligtvis behöver från den ena menyn.

Anpassa linjer i ditt flödesschema

Det är ingen idé att få dina flödesschemarutor och text att se fantastiska ut om linjerna som förbinder dem fortfarande är i 2D. Nu kan det vara ett bra tillfälle att anpassa dem också. Processen är ungefär densamma som att formatera rutor.

1. Dubbelklicka på en rad för att markera den.

   

2. Högerklicka på den raden och välj Formatera form.

   

3. Välj en fyllningstyp, linjetjocklek eller använd en annan flik för former, 3D-effekter och andra alternativ.

   

Om du har text bredvid dina rader kan du använda samma process för att ändra texten som du gjorde med dina rutor.

Lägg till anpassade bilder eller rutor till ditt flödesschema

Om du inte gillar någon av formerna eller SmartArt som finns i Word kan du lägga till din egen. Det tar lite arbete att infoga och ändra storlek på dem, men det kan göra ditt flödesschema personligt eller märka precis hur du behöver det.

1. Välj en ruta i ditt flödesschema.

   

2. Högerklicka och välj Ändra form.

   

3. Välj en form från listan och ändra storlek efter behov.

   

Så här använder du dina egna bilder i ett flödesschema:

1. Välj infogningsfliken i menyfliksområdet.

   

2. Välj Bilder och infoga en bild.

   

3. Högerklicka på bilden och välj sedan Klipp ut.

   

4. Välj rutan där du vill placera bilden.

   

5. Högerklicka och välj sedan Klistra in.

   

Det är väldigt enkelt att skapa ett flödesschema i Word och få det att se professionellt ut. Förhoppningsvis med denna handledning kommer du att skapa dem på nolltid!