Asana är ett av de mest använda samarbetsverktygen i världen. Med miljontals kunder är det utmärkt för alla produktivitetsentusiaster. Dessutom har den tillräckligt med flexibilitet och verktyg för att fungera bra med små projekt och uppgifter, såväl som stora företagsprojekt. Asana-teamet utvecklar och släpper nya funktioner varje år för att förse användare med användbara projektledningsfunktioner som tidslinje och listvy, för att nämna några.
I den här artikeln kommer vi att täcka allt du behöver veta om att använda taggar i Asana. Vi kommer också att beskriva hur du lägger till kommentarer, hanterar återkommande uppgifter och visar alla taggar för att säkerställa att dina projekt hanteras i tid.
Hur man lägger till taggar till Asana
Taggar är ett användbart verktyg som ger en extra nivå av kontroll till alla projekt eller uppgifter. Du kan använda dem för att följa ditt projekts framsteg eller kategorisera dem därefter. Dessutom kan du se alla taggar för varje projekt, och när du klickar på en tagg kan du se alla uppgifter som är kopplade till den.
Så här kan du lägga till en tagg till alla Asana-uppgifter:
- Öppna Asana.
- Navigera till projektet du arbetar med.
- Klicka på ikonen med tre punkter i det övre högra hörnet.
- Klicka på "Lägg till taggar".
Om du har bråttom och letar efter specifika uppgifter, prova att trycka på genvägen "Tab + T", så ser du omedelbart alla taggar som är kopplade till ditt projekt och hittar all rätt information. En annan bra funktion är att du kan lägga till färg på dina taggar och känna igen dem ännu snabbare. Du kan använda grönt för något godkänt eller rött om det finns en försening eller oväntat problem.
Hur man visar alla taggar i Asana
För närvarande är det inte möjligt att komma åt alla dina taggar i Asana. Du kan dock se de mest använda taggarna i sidofältet och söka efter de du behöver, eller som du nyligen har använt. Om din organisation har fler än hundra taggar skulle det förmodligen vara bättre att använda API eller API Explorer för att hitta dem. Det kommer att ta lite av din tid eftersom detta inte är en enkel process, men du kommer så småningom att få se alla dina taggar.
Här är några saker du kan göra:
- När du klickar på taggen ser du alla uppgifter markerade med den taggen.
- Du kan ändra färgen på taggen och byta namn på den när det behövs.
- När du börjar skriva taggnamnet ser du många av dem som en rekommendation.
Hur man lägger till en återkommande uppgift i Asana
Varje team måste ha återkommande uppgifter eftersom de är det bästa sättet att påminna alla om vad som behöver göras. I Asana duplicerar återkommande uppgifter sig själva till en ny uppgift med ett annat förfallodatum varje gång du avslutar den föregående. Tänk på att om du bestämmer dig för att ställa in en stor uppgift att upprepa, gör det inte med små deluppgifter bifogade, eftersom de kommer att börja dupliceras och du kommer att ha för många av dem i din kalender.
Så här kan du förvandla vilken uppgift som helst till en återkommande uppgift:
- Öppna uppgiften i Asana.
- Klicka på avsnittet "Förfallodatum".
- Under kalendern kommer du att märka "Ställ in på upprepningsalternativ."
- Klicka på den och klicka på "Klar".
Du kan också justera hur ofta du vill att din återkommande uppgift ska dyka upp, om den upprepas varje vecka, månadsvis eller ett specifikt intervall. Alla dessa alternativ finns i avsnittet "Förfallodatum" så att du kan ange tid och datum för varje återkommande uppgift.
När du vill att din uppgift ska upprepas under veckan måste du välja ett "Veckovis"-alternativ och markera dagarna. Om du behöver att uppgiften ska upprepas kvartalsvis, ställ in den på att upprepas "Månatligen" och få den att upprepas var tredje månad. Om det är en uppgift som du måste göra två gånger om året, använd alternativet "Månatlig" och välj sex månaders upprepning. När du vill ta bort uppgiften, välj "Aldrig" i repeteringssektionen, så kommer uppgiften att sluta upprepas.
Hur man lägger till en ny tagg i Asana
Taggar är viktiga för varje projekt eller aktiv uppgift i Asana. De märker uppdragen samtidigt som de låter alla hålla koll på sina framsteg. Två huvudelement i varje tagg är nyckelordet och färgen.
Ett nyckelord kan hjälpa dig att kategorisera alla dina uppgifter och ge dig sökord som du kan skriva när du behöver hitta specifika uppgifter. När det kommer till färg kan det fungera som ett visuellt sökelement. Det är enkelt att använda taggar när ditt team redan har skapat dem. Men när du behöver börja från början, det är då saker och ting kan bli lite mer komplicerade, eftersom du måste skapa ett komplett system.
Så här skapar du en ny tagg:
- Öppna en uppgift eller ett projekt.
- Bredvid den befintliga taggen ser du ett "+"-tecken.
- Skriv namnet på den nya taggen.
- Klicka på den, och längst ned i rullgardinsmenyn ser du "Skapa tagg för (skrivet taggnamn)"
När du börjar skriva en ny tagg kommer du att märka att du får alla liknande taggnamn. På så sätt behöver du inte spendera mycket tid på att försöka hitta en specifik. Om du skapade en ny tagg och insåg att den har ett stavfel kan du snabbt ta bort den och skapa en korrigerad. Så här kan du ta bort en tagg:
- Öppna din uppgift i Asana.
- Tryck på pilikonen bredvid projektets namn.
- Tryck på "Radera tagg."
När du tar bort en tagg kommer alla taggföljare att få ett e-postmeddelande för att informera dem om raderingen. Om du raderade en tagg av misstag med ett tagg-ID kan du återställa den efter att ha kontaktat Asana-teamet. Från en rullgardinsmeny kan du också dela en taggs URL, synkronisera den med din kalender och lägga till färg för att säkerställa att alla märker det så snart de öppnar uppgiften.
Hur man lägger till kommentarer i Asana
En av de nya funktionerna som Asana har introducerat är kommentarer. De kan ge ytterligare information om uppgiften samtidigt som samarbetspartners kan ställa frågor och se allas reaktioner. Dessutom låter denna kommunikationsmetod alla få svar direkt.
Om du vill lägga till en kommentar, för markören till kommentarsfältet och skriv den. När du är klar klickar du på "Kommentera" så kommer alla att kunna se den.
Om du skriver din kommentar och glömmer att posta den blir den automatiskt ett utkast så att du kan använda den en annan gång. Du kan också använda kommandot "Tab + C" för att snabbt börja skriva din kommentar.
Hur man byter namn på en tagg i Asana
När du använder många taggar måste alla teammedlemmar vara på samma sida när de namnger dem. Det är därför du kanske måste byta namn på några av dem några gånger tills du ser vad som fungerar bäst för dina team. Om du behöver byta namn på en ny tagg av någon anledning, så här behöver du göra:
- Öppna Asana.
- Gå till uppgiften och klicka på taggikonen.
- Klicka på pilen bredvid projektnamnet.
- Välj "Byt namn på tagg" i rullgardinsmenyn.
Försök att undvika att skapa dubbletter av taggar eftersom varje team har sitt unika sätt att använda taggar och namnge dem. Ibland kommer du att märka att taggar har liknande namn men använder distinkta färger, vilket är anledningen till att du måste se till att inte byta namn på en perfekt funktionell titel.
Ytterligare vanliga frågor
Vad är det bästa sättet att använda taggar i Asana?
Det finns många sätt att använda taggar i Asana. En av de bästa för många användare är att organisera en arbetskalender. På så sätt kan du använda taggar för att hålla reda på varje uppgift under en vecka eller en månad. Och genom att följa färger kan du se vad som händer med projektet. Det är ett fantastiskt sätt att arbeta med alla typer av innehållshantering, och det kommer att bevisa sin användbarhet när det kommer till projekt som har många små uppgifter.
Ett annat bra sätt att använda taggar i Asana är att identifiera dina prioriteringar och leveranser. Utan en detaljerad klassificering kommer alla uppgifter att verka lika viktiga och viktiga kommer inte att ha prioritet. Med hjälp av taggar kan du koppla varje uppgift till dess nyckelleverans så att hela teamet vet vad som är brådskande och vad som inte är det.
För varje team som hanterar eftersläpningen av produkter är det absolut nödvändigt att ha ett system där varje rapport, begäran eller uppgift har en specifik färgad tagg. Utan det kan projekt snabbt bli rörigt och kommer att ta mycket av din tid att reda ut saker.
Är taggar och anpassade fält samma sak?
Nej, eftersom de används för olika ändamål inom ett projekt eller en uppgift. Taggar är till för att markera funktionerna och gruppera dem efter vikt eller del av projektet.
Anpassade fält används när data behöver delas mellan personer som arbetar med samma projekt eller när du behöver spåra individuell information över ett antal projekt.
Tagga, och så är det!
Asana är en användbar produktivitetshanteringsapplikation som har utvecklat flera verktyg för att förbättra hur team arbetar. Genom att använda taggar och kommentarer kan du se till att alla gör sitt bästa för att göra din produkt framgångsrik medan du fortfarande har kontroll. Det är där taggarna visar sig vara mest användbara.
Nu när du vet mer om hur taggar fungerar och hur du lägger till dem i dina projekt, kommer du att kunna använda Asana till fullo. Vilka är dina erfarenheter av att använda taggar? Har du någonsin skapat en ny?
Berätta mer i kommentarerna nedan.